La situación
Los responsables de la gestión contable en las empresas tienen la necesidad de realizar pruebas técnicas sobre los registros para asegurar que los datos son consistentes y confiables. Si bien una adecuada configuración de OpenERP puede garantizar la reducción del riesgo de error, el responsable de la contabilidad aún necesitará aplicar sus propias técnicas para verificar que todo esté funcionando en forma correcta.
Las organizaciones de cierto tamaño cuentan con áreas responsables de control interno y en muchos casos, además, se contratan firmas de auditoría o profesionales independientes ajenos a la organización para que ejecuten labores de auditoría financiera externa. Este tipo de usuarios, al igual que el área contable, necesitan acceder a los datos contables para aplicar sus propias pruebas de auditoría financiera.
Si bien OpenERP tiene la capacidad de exportar registros detallados de todas las transacciones, no solo movimientos contables, y a pesar de la flexibilidad que ofrece para seleccionar los datos (campos) a exportar, así como los formatos (csv o xls), cuando el volumen de datos a exportar es muy grande el proceso se hace extremadamente lento, llegando incluso a situaciones en las que esta labor es realmente imposible de ejecutar desde la interfaz de usuario.
Para atender esa necesidad podemos acudir a una extensión comunitaria del módulo Contabilidad y Finanzas desarrollada por la empresa Camptocamp denominada "Account Export CSV"
Extensión Account Export CSV
La extensión "Account Export CSV" puede ser descargada desde la sección Apps del sitio oficial de OpenERP:
Después de instalada podremos generar nuestro archivo a exportar desde el menú:
Contabilidad / Informes / Accounting CSV Export
Seleccionamos el año fiscal y después los períodos y los diarios que correspondan según nuestra necesidad concreta:
Contamos con tres opciones de reporte:
- Balance de comprobación - Trial Balance
- Balance analítico (con cuentas) - Analytic Balance (with accounts)
- Entradas de los Diarios - Journal Entries
Damos clic en el tipo de reporte que deseamos y de forma muy eficiente es generado el archivo csv solicitado, damos clic en descargar y listo, ya podemos continuar con nuestro trabajo.
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Esta extensión me ha resultado muy útil y hasta ahora no he tenido problemas con su funcionamiento ni he detectado efectos no deseados en otros componentes del módulo Contabilidad y Finanzas.
De todas formas siempre es recomendable que antes de usar este tipo de extensiones comunitarias en ambientes de producción, revise primero su funcionamiento en entornos de prueba.
Sigan ese consejo, ya he tenido malas experiencias con extensiones comunitarias, no todas son confiables.
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