Continuando con la tarea de documentar las especificaciones de requerimientos funcionales para avanzar en la localización de Odoo para Colombia, vamos a abordar un tema de especial interés para las empresas: La información exógena.
La DIAN definió mediante Resolución 000220 del 31 de octubre del 2014 las reglas para la presentación de la información exógena correspondiente al año gravable 2015. El numeral 18.7 de la la misma -pág 32-, establece los criterios que se deben cumplir en el reporte de los deudores al 31 de diciembre del año gravable, a su vez, el Anexo 24 Formato 1008v7 define la estructura de datos del archivo XML a reportar.
Cuentas a conceptos
La información sobre las cuentas por cobrar a diciembre 31 del año gravable deben ser reportadas a través de cuatro conceptos:
| CONCEPTO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| 1315 | El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes |
| 1316 | El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a accionistas, socios, comuneros,cooperados y compañías vinculadas |
| 1317 | El valor total de otras cuentas por cobrar |
| 1318 | El valor total del saldo fiscal de la provisión de cartera, en el concepto 1318, identificándolo con el NIT del deudor |
Como este esquema se repite para otros formatos, lo mejor es diseñar un mecanismo genérico de asociación de cuentas contables a conceptos. En la siguiente imagen se puede observar un posible diseño de interfaz de usuario:
- Formato: Lista de formatos exigidos por la DIAN
- Año fiscal: Año gravable sobre el cual se aplica la configuración de conceptos y cuentas.
- Concepto: Conceptos definidos en la resolución. Estos han permanecido relativamente estables.
- Cuentas: Cuentas contables asociadas a cada concepto. Aquí se deben cumplir dos reglas, a) que las cuentas contables sean del nivel de registro, es decir, diferentes a tipo "Vista", y b) que las cuentas solo puedan ser asignadas a un único concepto.
- Generar archivo: Cuadro de chequeo para indicar si el archivo debe ser generado en formato csv o xml.
- Cuantía a reportar: Valor a partir del cual se deben reportar los datos individualizados por tercero. Las cuantías inferiores a esta cifra se deben acumular en un solo registro, asignando el tercero "CUANTÍAS MENORES".
- Saldo - Débitos - Créditos: Campos para indicar al sistema la fuente de datos para realizar el cómputo y procesar el archivo. En el caso del formato 1008 serán los saldos de las cuentas por tercero.
Validaciones
Antes de generar el archivo es recomendable realizar algunas verificaciones:
- Que todas los movimientos o saldos de las cuentas contables asociadas a los conceptos tengan asignado un tercero, es decir, que el campo "Empresa" esté diligenciado.
- Que el tercero -Partner- tenga los datos requeridos. Ver: Odoo - Localización funcional para Colombia - Especificación de requerimientos - "Terceros".
- La verificación de la cuantía a reportar de forma individualizada por tercero debe realizarse tomando todas las cuentas contables asociadas a los conceptos, así por ejemplo, si el tercero tiene saldos en dos conceptos diferentes, cada uno por un valor inferior a la cuantía a reportar, pero sumados los dos supera dicha cuantía, el tercero debe ser reportado de forma individual, no puede acumularse en cuantías menores.
Archivo
El archivo csv debe contener los campos indicados en el Anexo 24 Formato 1008v7
Para ver como debería generarse el archivo xml se puede hacer uso del prevalidador publicado por la DIAN para el año 2013, el cual está disponible en: Información de Relevancia Tributaria vigencia 2013.
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¿Algún voluntario para hacer este desarrollo?
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