Con ocasión de la especificación detallada de requerimientos funcionales para lograr una localización de Odoo aceptable para el contexto Colombiano, hemos decidido ampliar una entrada publicada a mediados del año 2013: OpenERP - Localización funcional para Colombia - "Terceros".
¿Por qué es necesario adaptar la forma como se capturan los datos de "Terceros" en Odoo?
Simple, porque es una necesidad que surge a partir de la obligación de reportar información a la DIAN, y no se trata de una necesidad reciente dado que desde el año 2005 se introdujo en Colombia lo que en jerga técnica conocemos como "Información exógena" o "Medios magnéticos".
Para el año 2015 la DIAN ya definió quienes están obligados a reportar información, así como las características técnicas que ésta debe cumplir, lo hizo a través de la Resolución 000220 del 31 de octubre del 2014 y sus anexos. El Título V -páginas 20 a 38- de la citada resolución es el que nos interesa debido a que es el que tiene aplicación para la mayoría de potenciales usuarios de Odoo en Colombia. Una lectura rápida de este título nos permite identificar la estructura de datos requeridos para los terceros, a modo de ejemplo, en el numeral 18.2 Información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas, se lee "los obligados a presentar información, por el año gravable 2015, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades beneficiarias de los pagos o abonos en cuenta...". (Subrayado fuera de texto)
Para tener una visión más precisa acerca de la estructura de los datos a reportar es necesario acudir a los anexos técnicos. Siguiendo con el ejemplo propuesto, el Anexo 19 Formato 1001v9, establece en el "Formato del contenido" -página 3-, entre otros, los siguientes campos:
- tdoc - Tipo de documento
- nid - Número de identificación
- dv - Dígito de verificación
- apl1 - Primer apellido del informado
- apl2 - Segundo apellido del informado
- nom1 - Primer nombre del informado
- nom2 - Otros nombres del informado
- raz - Razón social del informado
- dir - Dirección
- dpto - Código departamento
- mun - Código municipio
- país - País de residencia o domicilio
Validaciones
En la entrada OpenERP - Localización funcional para Colombia - "Terceros" expusimos algunas validaciones básicas, vamos a profundizar un poco sobre el tema.
El campo "Naturaleza" no es exigido por la DIAN, pero si es útil para realizar algunas validaciones y también para definir, en un futuro, reglas de comportamiento del sistema en el manejo de impuestos.
Recordemos que la naturaleza hace referencia a si el tercero es una "Persona natural" o una "Persona jurídica", esto se puede implementar con un campo tipo "selection". También es preciso señalar que tanto una persona natural como una jurídica pueden ser marcados como "Is a Company", es decir, ambos pueden ser una empresa con la que tenemos algún tipo de relación comercial y ambos pueden tener "Contactos" asociados.
Dicho lo anterior, veamos las validaciones:
- Si el tercero es persona natural los campos apl1 y nom1 son obligatorios.
- Si el tercero es persona jurídica los campos apellidos y nombres deben estar vacíos.
- Si el tercero es persona jurídica los únicos tipos de documentos permitidos son "NIT", "Tipo de documento extranjero" y "Para uso definido por la DIAN".
- Si el tercero es persona jurídica y el tipo de documento es NIT, el número de documento debe contener 9 dígitos.
- Los campos tipo de documento y número de documento son obligatorios.
- Si el tercero es "Persona Jurídica" no puede ser a la vez "Contacto" de otro tercero. Visto de otra manera, si el tercero es "Persona Jurídica" siempre tendrá marcada la casilla "Is a Company".
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Con lo descrito en esta entrada y en OpenERP - Localización funcional para Colombia - "Terceros" completamos los insumos para realizar las adecuaciones del tercero según los requerimientos 001 a 003 de la "Lista de requerimientos funcionales".
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