(re) Definiendo el concepto ERP

Motivación

Inauguramos hoy este blog dedicado a la publicación de temas sobre OpenERP y particularmente sobre su localización para Colombia.

Antes de entrar a tocar temas técnicos y/o funcionales es necesario comenzar con una definición de OpenERP, pero contrario a lo que se podría pensar la tarea no es simple, básicamente porque - a nuestro juicio - no hay un consenso sobre el significado y alcance de las dos siglas que componen el nombre, Open y ERP.

Sin más preámbulos, comencemos con la segunda sigla: ERP.

¿Que es un ERP?

Simple, ERP es la sigla de "Enterprise Resource Planning", y si lo prefiere en español, "Planificador de Recursos Empresariales".

¿Eso te dice algo?, en realidad creo que no mucho.

Entonces acudamos a la enciclopedia para ver si tenemos mejor suerte:

Definición de ERP en Wikipedia.

¿Quedó claro?, yo creo que no.

Desafortunadamente la definición de ERP en Wikipedia es ambigua, imprecisa, contradictoria, confusa y, por qué no, obsoleta.  Por eso Wikipedia no es la mejor fuente de información en este caso.

¿Y si buscamos otras fuentes en Internet?.

Vamos a obtener un resultado similar, los invito a que hagan el ejercicio.

¿Y entonces?.

No queda otra opción, tratar de construir un definición a partir de las fuentes consultadas y, sobre todo, de la concepción personal (prejuicios) sobre el asunto.  Para no convertirnos en otra "mala" definición, guardamos la esperanza de que quienes lean este artículo nos ayuden con sus comentarios, es así como aspiramos (re) definir el concepto ERP.

Señalemos en primer lugar que es insuficiente definir un ERP a partir de lo que tiene, decir que es un sistema que integra la gestión de producción, logística. distribución, marketing, ventas, contabilidad, etc; es como decir que el ser humano es un conjunto integrado de huesos, músculos, órganos, etc.  Esta es tal vez la definición más usada en labores de marketing de los distintos ERP disponibles en el mercado y es también, la principal razón de confusión entre las definiciones de ERP y de SGE - Sistemas de Gestión Empresarial, y claro, esto es aprovechado por las empresas dedicadas a comercializar SGE, las cuales  cambian solamente el nombre de sus productos y los venden como si se trataran de verdaderos ERP, hay muchos ejemplos de esta práctica.

En segundo lugar, también es insuficiente definir un ERP a partir de su origen y evolución, aquí diríamos que primero surgieron los MRP - Material Requerement Planing, que luego evolucionaron hasta convertirse en MRP II - Manufacturing Resource Planing, para finalmente madurar y consolidarse en lo que actualmente conocemos como ERP - Enterprise Resource Planning.  Tal vez esta definición sea un poco más acertada en términos técnicos, pero es difícil de digerir, obliga a entender el contexto en el que surgieron cada una de las variantes y a comprender el alcance de cada una de ellas.  Hecho ese ejercicio se tendrá claridad de que si estamos frente a una evolución de un sistema, no podría llamarse ERP a aquel que no tenga los subsistemas MRP y MRP II, y comprendido eso, ya comenzaremos a diferenciar los SGR de los ERP.

Podríamos también intentar acercarnos a la definición de ERP a partir de sus objetivos y características técnicas, pero en últimas caeríamos en el mismo error, no estaríamos delimitando con precisión lo que es un ERP porque esos objetivos y características las pueden tener otros tipos de soluciones.

Así que optaremos por construir una definición basada en los atributos de un ERP, creemos que esta es la que recoge la verdadera esencia de este tipo de soluciones y además, es la de más fácil comprensión.

ERP - Enterprise Resource Planning:

Sistema de gestión de información empresarial que tiene como atributos principales la Integralidad (Capacidad de gestionar la totalidad de requerimientos transaccionales de una empresa), la Modularidad (la gestión de los requerimientos transaccionales es realizada a través de subsistemas integrables - módulos -, ordenados de forma lógica y armónica según criterios funcionales) y la Adaptabilidad (Capacidad de ajustarse a las necesidades particulares del modelo de negocio de la empresa).

La tesis implícita en la definición es que si un sistema de gestión empresarial cumple los tres atributos, es un ERP.

Hagamos ahora algunas precisiones tomando fragmentos de la definición:

Sistema de gestión de información empresarial: Limita el ámbito de aplicación del sistema, indica que se trata de una aplicación dirigida a atender las necesidades de las empresas, obviamente en un sentido amplio.

Requerimientos transaccionales: Este es un punto importante, la naturaleza de un ERP es gestionar adecuadamente la operación cotidiana de una empresa, esa operación puede ser representada en flujos de procesos y documentos asociados a los mismos.  A modo de ejemplo, una empresa cuenta con flujos de procesos para ventas, compras, producción, marketing, etc;  en cada uno de ellos genera diversos documentos como cotizaciones, pedidos, órdenes de producción, etc.  Visto desde otra perspectiva, un ERP no necesariamente debe contar las características de un sistema de inteligencia de negocios, aunque hay que decirlo, actualmente varios ya la ofrecen.

Gestionar la totalidad de requerimientos:  Cuando hablamos de cobertura total lo hacemos en un contexto específico, el actual.  Hoy en día los requerimientos transaccionales no pueden ser vistos solo considerando las necesidades al interior de la empresa, es imprescindible incorporar a todas las partes relacionadas.  Como consecuencia de lo anterior, los módulos "utilitarios" son igual de importantes a los módulos tradicionales, esto es, el ERP debe estar en capacidad de integrarse de forma natural con proveedores, clientes y empleados;   debe estar vinculado a las plataformas de comercio electrónico de la empresa (tiendas on-line, marketplace, etc); y debe permitir compartir recursos (documentos compartidos, redes sociales, calendarios, correos electrónicos, etc.).

Subsistemas integrables - módulos -:  Un ERP debe estar diseñado como el tradicional juego "armotodo", eso significa que el sistema puede crecer o variar simplemente acoplando o retirando piezas.  Debe haber piezas disponibles de diferentes "formas", "tamaños" y "colores", solo así el sistema podrá ser robusto y flexible a la vez.

Ajustarse a las necesidades particulares del modelo de negocio:  Este es a mi juicio el atributo diferenciador más destacado de un ERP, es el sistema el que se adapta al modelo de negocio de la empresa y no al revés. Claro está, el ERP en su forma estándar debe ofrecer un diseño ajustado a las "mejores prácticas" de cada uno de los procesos de la empresa, pero no todas las empresas funcionan con "mejores prácticas" en todas sus áreas.

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Ahora es su turno, ayúdenos a (re) definir el concepto ERP.